Website Dinas Komunikasi dan Informatika Pemerintah Kota Bima

Telpon : (0461) 21053

Tupoksi

TUPOKSI DINAS PERPUSTAKAAN DAN ARSIP DAERAH


(Peraturan Walikota Bima Nomor 55 Tahun 2016 )
A. Kepala Dinas
Dalam melaksanakan tugas pokok Kepala Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah  Kota Bima mempunyai fungsi sebagai berikut :
1. Perumusan kebijakan dibidang perpustakaan dan arsip
2. Pelaksanaan kebijakan dibidang perpustakaan dan arsip
3. Pelaksanakaan evaluasi dan pelaporan dibidang perpustakaan dan arsip;
4. Pelaksanaan administrasi dibidang perpustakaan dan arsip
5. Pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh Walikota terkait dengan tugas dan fungsinya.
 
B. Sekretariat 
Sekretariat mempunyai tugas melaksanakan organisasi dalam memfasilitasi dan memberikan pelayanan teknis serta administratif kepada seluruh unit kerja dalam lingkungan dinas.
Sekretariat mempunyai fungsi:
a. Pengoordinasian penyusunan rencana dan program,penyusunan laporan dan evaluasi;
b. Pengelolaan urusan kepegawaian, penyusunan organisasi dan tata laksana,tata usaha dan rumah tangga dilingkungan dinas;
c. Penyelenggaraan pelayanan kehumasan
d. Pengelolaan urusan keuangan dan barang invetaris milik/kekayaan daerah dilingkungan dinas.
e. Pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh pimpinan terkait dengan tugas dan fungsinya.
 
1. Sub bagian umum dan kepegawaian
 mempunyai tugas melalukan urusan persuratan,urusan tata usaha,kearsipan,urusan ASN,urusan perlengkapan,rumah tangga dan penataan barang milik daerah/Negara
sub bagian umum dan kepegawaian mempunyai fungsi:
a. Penyusunan rencana dan anggaran sub baian umum dan kepegawaian;
b. Pelaksanaan urusan rencana kebutuhan dan usulan pengembangan pegawai;
c. Pelaksanaan urusan mutasi, tanda jasa, kenaikan pangkat, kenaikan jabatan, pemberhentian dan pensiun pegawai
d. Pelaksanaan urusan tata usaha,kearsipan rumah tangga,keamanan dan kebersihan;
e. Pelaksanaan penataan administrasi barang milik daerah/negara;
f. Pelaksanaan urusan kepegawaaian,disiplin pegawai dan evaluasi kinerja pegawai;
g. Penyusunan laporan kegiatan sub bagian umum dan kepegawaian;
h. Pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan tugas dan fungsinya.
 
2. Sub Bagian Perencanaan
1) Sub bagian perencanaan mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan penyusunan rencana,program,dan anggaran serta pemantauan evaluasi dan pelaporan pelaksanaan kegiatan dibidang perpustakaan dan arsip.
2) Untuk menyelenggarakan tugas sebagaimana dimaksud,sub bagian perencanaan mempunyai fungsi:
a. Pelaksanaan penyusunan rencana,program dan kegiatan;
b. Penyiapan bahan koordinasi dan penyusunan rencana program;
c. Penyiapan bahan koordinasi dan penyusunan program dibidang perpustakaan dan arsip
d. Penyiapan bahan penyusunan dan pedoman teknis pelaksanaan kegiatan tahunan dibidang perpustakaan dan arsip
e. Pelaksanaan monitoring dan evaluasi laporan kegiatan
f. Penyiapan penyelesaian tindak lanjut hasil pemeriksaan;
g. Pelaksanaan pengelolaaan data dan kerja sama;
h. Pelaksanaan penyusunan laporan hasil perencanaan; dan
i. Pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh atasan dan fungsinya.
 
3. Sub Bagian Keuangan
1) Sub bagian keuangan mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan penyusunan rencana keuangan dibidang lingkungan hidup.
2) Untuk menyelenggarakan tugas sebagaimana dimaksud, sub bagian keuangan mempunyai fungsi:
a. Penyusunan rencana dan anggaran sub bagian keuangan;
b. Pelaksanaan urusan keuangan;
c. Pelaksanaan urusan akuntansi,verivikasi keuangan;
d. Pelaksanaan urusan perbendaharaan,pengelolaan penerimaan negara bukan pajak dan pelaporan keuangan;
e. Penyiapan bahan dan melaksanakan evaluasi realisasi anggaran;
f. Pelaksanaan penyusunan laporan keuangan; dan 
g. Pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh atasan sesuai tugas dan fungsinya.
 
C. Bidang Pengolahan, layanan dan pelestarian bahan perpustakaan
1) Bidang pengolahan, layanan,dan pelestarian bahan perpustakaan mempunyai tugas koordinasi dalam  memfasilitasi dan memberikan pelayanan teknis serta administratif bidang pengolahan, layanan, dan pelestarian bahan perpustakaan.
2) Untuk menyelenggarakan tugas sebagaimana dimaksud, bidang pengolahan,layanan, dan peletarian bahan perpustakaan mempunyai fungsi;
a. Pelaksanaan  pengembangan  koleksi  dan pengolahan bahan pustaka meliputi penyusunan kebijakan pengembangan koleksi, seleksi, pengadaan bahan perpustakaan, inventarisasi, pengembangan  koleksi daerah (local content) pelaksanaan kajian kebutuhan pemustaka, deskripsi bibliografi, klasifikasi, penentuan tajuk subyek, penyelesaaian fisik bahan perpustakaan, verifikasi validasi, dan pemasukan data ke pangkalan data;
b. Pelakanaan pelayanan, otomasi dan kerja sama perpustakaan meliputi layanan sirkulasi, rujukan,  literasi informasi, bimbingan pemustaka dan layanan ekstensi (Perpustakaan Keliling, Pojok Baca dan sejenisnya), promosi layanan,pelaksanaan kajian kepuasan pemustaka, pengembangan teknologi, informasi dan komunikasi perpustakaan, pengelolaan website dan jaringan perpustakaan serta pelaksaan kerja sama antar perpustakaan dan membangun jejaring perpustakaan;
c. Pelaksanaan pelestarian bahan  perpustakaan  meliputi  konserfasi  melakukan pelestarian fisik bahan perpustakaan termasuk naskah kuno melalui perawatan, restorasi,dan penjilidan serta pembuatan sarana penyimpanan bahan perpustakaan dan ahli media melakukan pelestarian isi/nilai informasi bahan pustaka termasuk naskah kuno melalui alih  media, pemeliharaan serta penyimpanan master informasi digital;dan 
d. Pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan tugas dan fungsinya
1. Seksi Pengembangan koleksi dan pengolahan bahan perpustakaan
1) Seksi pengembangan koleksi dan pengolahan bahan perpustakaan mempunyai tugas melaksanakan penyusunan bahan perumusan dan pelaksanaan kebijakan dibidang pengembangan koleksi dan pengolahan bahan perpustakaan
2) Untuk menyelenggarakan tugas sebagaimana dimaksud bidang pengolahan layanan,dan pelestarian bahan perpustakaan mempunyai fungsi:
a. Penyusunan kebijakan pengembangan koleksi;
b. Pelaksanaan hunting,seleksi,inventarisasi,dan desiderata bahan perpustakaan;
c. Pelaksanaan pengembangan koleksi bahan perpustakaan melalui pembelian,hadiah,hibah dan tukar menukar bahan perpustakaan;
d. Penganekaragaman bahan perpustakaan yang menyangkup kegiatan transliterasi  ( Alih Aksara), translasi (Terjemahan),dan sejenisnya
e. Pemetaan naskah kuno dan koleksi daerah (Local Content) di wilayahnya
f. Pengumpulan,penghimpunan,pengelolaan naskah kuno dan koleksi daerah (Local content)
g. Penerimaan,pengolahan, dan verifikasi bahan perpustakaan;
h. Penyusunan deskripsi bibliografi, klasifikasi, penentuan tajuk subyek, dan penyelesaian fisik bahan perpustakaan;
i. Pelaksanaan verifikasi, validasi, pemasukan data ke pangkalan data
j. Penyusunan literatur sekunder; dan
k. Pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh atasan sesuai tugas dan fungsinya.
 
2. Seksi Pelestarian bahan perpustakaan
1) Seksi pelestarian bahan perpustakaan mempunyai tugas melaksanakan penyusunan bahan perumusan  dan pelaksanan kebujakan di bidang pelestarian bahan perpustakaan
2) Untuk menyelenggarakan tugas sebagaimana yang di maksud pada seksi pelestarian bahan perpustakaan mempunyai fungsi :
a. Pelaksanan survey kondisi bahan perpustakaan;
b. Pelaksanaan pelestarian isi/ nilai informasi bahan perpustakaan 
     dalam bentuk mikrofon maupun digital;
c. Pelaksanaan perekaman, pencucian, penduplikasian bahan perpustaka;
d. Penempelan identitas pada kotak mikrofilm/digital;
e. Pemasukan data pada komputer;
f. Pemeliharaan dan penyimpanan master reprografi, fotografi, dan digital;
g. Pelaksanaan fumigasi bahan perpustakaan ;
h. Pelaksanaan kontrol kondisi ruang penyimpanan;
i. Pembersihan debu, noda, dan selotape;
j. Pelaksanaan pemutihan, deasidifikasi, mending, dan filling bahan perpustakaan;
k. Penjilidan dan perbaikan bahan perpustakaan;
l. Pembuatan folder, pamflet binding dan cover;
m. Pembuatan map dan portebel; dan
n. Pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh atasan sesuai tugas dan fungsinya
 
3. Seksi Layanan, Otomasi dan Kerjasama Perpustakaan
(1) Seksi Layanan, Otomasi dan Kerjasama Perpustakaan mempunyai tugas melaksanakan  penyusunan bahan perumusan  dan pelaksanaan kebijakan dibidang Layanan, Otomasi dan Kerjasama Perpustakaan
(2) Untuk menyelenggarakan tugas yang dimaksud pada Seksi Layanan, Otomasi dan Kerjasama Perpustakaan mempunyai fungsi :
a. Pengoordinasian penyelenggaraan layanan perpustakaan dengan perangkat daerah, sekolah, BUMD, instansi terkait dan masyarakat
b. Penyelenggaraan layanan sirkulasi, layanan informasi, layanan referensi, layanan pinjam antar perpustakaan 
c. Penyelenggaraan layanan ekstensi (perpustakaan keliling)
d. Penyusunan Statistik perpustakaan
e. Pelaksanaan bimbingan pemustaka
f. Pelaksanaan stock opname dan penyianagan bahan pustaka (weeding)
g. Pelaksanaan promosi layanan
h. Penyediaan kotak saran untuk menampung kebutuhan pemustaka terhadap koleksi perpustakaan
i. Pelaksanaan kajian kepuasan pemustaka
j. Pengelolaan dan pengembangan perangkat keras, lunak, dan pangkalan data
k. Pengelolaan dan pengembangan jaringan otomasi perpustakaan
l. Pengelolaan dan pengembangan website
m. Inisiasi kerjasama perpustakaan
n. Pengelolaan dan penyusunan naskah perjanjian kerjasama
o. Pengembangan dan pengelolaan kerjasama jejaring perpustakaan
p. Pengembangan dan pengelolaan kerjasama antar perpustakaan
q. Pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh atasan  sesuai tugas dan fungsinya.
 
D. Bidang Pengembangan Perpustakaan dan Pembudayaan  kegemaran membaca
1) Bidang  pengembangan  perpustakaan dan  pembudayaan  kegemaran membaca mempunyai tugas koordinasi dalam memfasilitasi dan memberikan pelayanan teknis serta administrasi bidang pengembangan perpustakaan dan pembudayaan  kegemaran membaca.
2) Untuk menyelenggarakan tugas sebagaimana dimaksud  Bidang Pengembangan Perpustakaan dan Pembudayaan  kegemaran membaca mempunyai fungsi :
a. Pelaksanaan pembinaan dan pengembangan perpustakaan meliputi pengembangan  semua jenis perpustakaan  implementasi norma standar, prosedur, dan kriteria ( NSPK), pendataan perpustakaan, koordinasi pengembangan perpustakaan, dan pemasyarakatan/sosialisasi, serta evaluasi pengembangan perpustakaan;
b. Pelaksanaan pembinaan dan pengembangan tenaga perpustakaan meliputi Pendataan tenaga perpustakaan,  bimbingan teknis,  peningkatan  kemampuan  teknis, kepustakawanan, penilaian angka kredit pustakawan, koordinasi pengembangan pustakawan dan tenaga teknis perpustakaan, pemasyarakatan/sosialisasi, serta evaluasi pembinan tenaga perpustakaan;
c. Pelaksanaan pengembangan pembudayaan kegemaran membaca meliputi pengkajian, dan pelaksanaan pembudayaan kegemaran membaca, koordinasi, pemasyarakatan/sosialisasi, dan bimbingn teknis serta evaluasi kegemaran  membaca; dan;
d. Pelaksanaan  fungsi lain yang diberikan oleh atasan sesuai tugas dan fungsinya.
 
 
 
 
 
1. Seksi pembinaan dan pengembangan perpustakaan;
1) Seksi pembinaan dan pengembangan perpustakaan mempunyai tugas melaksanakan  penyusunan bahan perumusan  dan pelaksanaan kebijakan dibidang pembinaan dan pengembangan peprustakaan
2) Untuk menyelenggarakan tugas yang dimaksud pada Seksi pembinaan dan pengembangan perpustakaan mempunyai fungsi :
a. Pelaksanaan pembinaan, dan pengembangan perpustakaan;
b. Implementasi norma, standar, prosedur, dan kriterian (NSPK);
c. Pendataan perpustakaan;
d. Koordinasi pengembangan peprustakaan;
e. Pemasyarakatan/sosialisasi, dan evaluasi pengembangan perpustakaan;dan
f. Pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh atasan  sesuai tugas dan fungsinya.
 
2. Seksi pembinaan dan pengembangan tenaga perpustakaan
1) Seksi pembinaan dan pengembangan tenaga perpustakaan mempunyai tugas melaksanakan  penyusunan bahan perumusan  dan pelaksanaan kebijakan dibidang pembinaan dan pengembangan tenaga perpustakaan
2) Untuk menyelenggarakan tugas yang dimaksud pada Seksi pembinaan dan pengembangan tenaga perpustakaan mempunyai fungsi :
a. Pendataan tenaga perpustakaan;
b. Bimbingan teknis, peningkatan kemampuan teknis kepustakawanan;
c. Penilaian angka kredit pustakawan;
d. Koordinasi pengembangan pustakawan dan tenaga teknis peprustakaan
e. Evaluasi pembinaan tenaga peprustakaan;
f. Pemasyarakatan/sosialisasi; dan 
g. Pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh atasan  sesuai tugas dan fungsinya.
 
3. Seksi pengembangan pembudayaan kegemaran membaca
1) Seksi pengembangan pembudayaan kegemaran membaca mempunyai tugas melaksanakan  penyusunan bahan perumusan  dan pelaksanaan kebijakan dibidang pengembangan pembudayaan kegemaran membaca
2) Untuk menyelenggarakan tugas yang dimaksud pada Seksi pengembangan pembudayaan kegemaran membaca  mempunyai fungsi :
a. Pengkajian minat baca masyarakat;
b. Pelaksanan pembudayaan kegemaran membaca;
c. Pengoordinasian pemasyarakatan/sosialisasi pembudayaan pengembangan kegemaran membaca;
d. Pemberian bimbingan teknis;
e. Evaluasi pembudayaan kegemaran membaca;
f. Pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh atasan  sesuai tugas dan fungsinya.
 
E. Bidang Pembinaan dan Pengawasan Kearsipan
1. Bidang pembinaan dan pengawasan kearsipan mempunyai tugas melaksanakan penyusunan bahan perumusan dan pelaksanaan kebijakan dibidang pembinaan dan pengawasan kearsipan
2. Untuk menyelenggarakan tugas sebagaimana dimaksud  bidang pembianaan dan pengawasan kearsipan mempunyai fungsi :
a. Pengoordinasian penyelenggaraan kearsipan;
b. Penyiapan bahan penyusunan kebutuhan dan peningkatan kapasitas SDM kearsipan
c. Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis pembinaan kearsipan
d. Pemberian bimbingan, supervisi dan konsultasi pelaksanaan kearsipan
e. Pelaksanaan sosialisasi kearsipan
f. Perencanaa, pemantauan dan evaluasi penyelenggaraan kearsipan
g. Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis pengawasan kearsipan
h. Pelaksanaan perencaaan program pengawasan kearsipan
i. Pelaksanaan audit kearsipan
j. Pelaksanaan penilaian hasil pengaawasan kearsipan
k. Pelaksanaan monitoring hasil pengawasan kearsipan; dan
l. Pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh atasan  sesuai tugas dan fungsinya.
 
 
 
 
 
 
 
1. Seksi Pembinaan  Perangkat Daerah 
1) Seksi Pembinaan  Perangkat Daerah  mempunyai tugas melaksanakan penyusunan bahan perumusan  dan  pelaksanaan  kebijakan  di bidang pembinaan perangkat daerah
2) Untuk menyelenggarakan tugas sebagaimana dimaksud seksi pembinaan perangkat daerah  mempunyai fungsi :
a. Perencanaan, bimbingan dan konsutasi penyelenggaraan kearsipan  pada perangkat daerah pada lembaga kearsipan daerah
b. Sosialisasi dan  penyuluhan kearsipan pada perangkat daerah dan  lembaga kearsipan daerah
c. Supervisi dan evaluasi pelaksanaan kearsipan pada perangkat daerah dan lembaga kearsipan daerah, dan 
d. Pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh atasan  sesuai tugas dan fungsinya
 
2. Seksi pembinaan perusahaan, ormas/orpol dan masayarakat
1) Seksi pembinaan perusahaan, ormas/orpol dan masayarakat mempunyai tugas melaksanakan penyusunan bahan perumusan  dan  pelaksanaan  kebijakan  di bidang pembinaan perusahaan, ormas/orpol dan masayarakat
2) Untuk menyelenggarakan tugas seksi pembinaan perusahaan, ormas/orpol dan masyarakat mempunyai fungsi :
a. Perencanaan, bimbingan dan  konsutasi pelaksanaan  kearsipan  pada perusahaan, ormas/orpol dan masayarakat  
b. Sosialisasi dan  penyuluhan kearsipan pada perusahaan, ormas/orpol dan masayarakat 
c. Pemantauan,  Supervisi dan evaluasi pelaksanaan kearsipan pada perusahaan, ormas/orpol dan masayarakat, dan 
d. Pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh atasan  sesuai tugas dan fungsinya
 
 
 
 
 
 
 
3. Seksi pengawasan kearsipan
1) Seksi pengawasan kearsipan mempunyai tugas melaksanakan penyusunan bahan perumusan  dan  pelaksanaan  kebijakan  di bidang pengawasan kearsipan 
2) Untuk menyelenggarakan tugas sebagaimana dimaksud seksi pengawasan kearsipan mempunyai fungsi :
a. Perancanaan pengawasan kearsipan
b. Pelaksanaan bimtek pengawasan kearsipan
c. Pelakasanaan audit kearsipan
d. Penilian hasil pengawasan  kearsipan
e. Pelaksanaan monitoing hasil pengawasan kearsipan; dan
f. Pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh atasan  sesuai tugas dan fungsinya
 
F. Bidang Pengelolaan Arsip
a. Bidang pengelolaan arsip  mempunyai tugas melaksanakan penyusunan bahan perumusan dan pelakasanaan pengelolaan arsip dinamis dan arsip statis.
b. Untuk menyelenggarakan tugas sebagimana dimaksud, bidang pengelolaan arsip mempunyai fungsi :
1) Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis pengelolaan arsip dinamis 
2) Pelaksanaan alih media dan reproduksi arsip dinamis
3) Penyiapan perumusan bahan kebijakan teknis pengelolaan arsip statis
4) Pelaksanaan usulan pemusnahan dan akuisisi arsip
5) Pelaksanaan pengelolaan arsip
6) Pelaksanaan preservasi dan ;
7) Pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh atasan  sesuai tugas dan fungsinya
 
1. Seksi pengelolaan arsip dinamis
1) Seksi pengelolaan arsip dinamis mempunyai tugas penyusunan bahan perumusan dan pelaksanaan kebijakan serta pengelolaan dibidang arsip dimanis
2) Untuk menyelenggaraka tugas sebagaimana dimaksud, bidang pengelolaan arsip mempunyai fungsi :
a. Pembinaan kepada unit pengolah dalam menyampaikan daftar arsip aktif kepada unit kearsipan paling lama enam bulan setelah pelaksanaan kegiatan
b. Penyajian arsip in aktif untuk kepentingan penggunaan internal dan kepentingan publik
c. Pemeliharaan arsip in aktif melalui kegiatan penataan dan penyimpanan arsip in aktif
d. Melakukan pengaturan fisik arsip, pengolahan informasi arsip dan penyusunan daftar arsip in aktif
e. Pemindahan arsip in aktif di Lingkungan Pemerintahan Daerah dan
f. Pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh atasan  sesuai tugas dan fungsinya
 
2. Seksi akuisisi, pengolahan dan preservasi
1) Seksi akuisisi, pengolahan dan preservasi mempunyai tugas penyusunan bahan perumusan dan  pelaksanaan kebijakan serta pengelolaan di bidang akuisisi, pengolahan dan preservasi
2) Untuk menyelenggarakan tugas sebagaimana dimaksud pada seksi akuisisi, pengolahan dan preservasi mempunyai fungsi :
a. Pelaksanaan monitoring, penilaian dan verifikasi terhadap fisik arsip dan daftar arsip
b. Penetapan status  arsip statis
c. Penyerahan arsip statis
d. Penyelenggaraan fisik arsip dan daftar arsip
e. Penataan informasi arsip statis, fisik arsip statis
f. Penyusunan guide, daftar, dan  inventaris arsip statis
g. Penataan, penyimpanan, pemeliharaan, dan perlindungan arsip statis
h. Perawatan dan perbaikan arsip statis serta penyelamatan arsip statis akibat bencana
i. Alih media dan reproduksi arsip statis
j. Pengujian autentisitas arsip statis
k. Penyimpanan, pemeliharaan, dan perlindungan arsip statis
l. Perawatan dan perbaikan arsip statis serta penyelamatan arsip statis akibat bencana
m. Pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh atasan  sesuai tugas dan fungsinya
 
 
3. Seksi layanan dan pemanfaatan arsip
1) Seksi layanan dan pemanfaatan arsip mempunyai tugas penyusunan bahan perumusan dan pelaksanaan kebijakan serta pengelolaan di bidang layanan dan pemanfaatan arsip
2) Untuk menyelenggarakan tugas sebagaimana dimaksud seksi layanan dan pemanfaatan arsip mempunyai fungsi :
a. Pelaksanaan layanan arsip dinamis dan statis
b. Penyajian informasi
c. Penelusuran arsip statis
d. Penerbitan naskah sumber arsip
e. Pelaksanaan pameran arsip statis
f. Mengelola pengaduan masyarakat; dan
g. Pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh atasan  sesuai tugas dan fungsinya.
 
G. Kelompok Jabatan Fungsional 
Jabatan Fungsional Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah adalah
1. Arsiparis 
2. Pustakawan,