Website Dinas Komunikasi dan Informatika Pemerintah Kota Bima

Telpon : (0461) 21053

Berita Terbaru

RAPAT KOORDINASI (RAKOR) PEMUSNAHAN ARSIP PEMERINTAH KOTA BIMA

Posted by Admin Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Bima
Tanggal Kamis,11 November 2021

# Salam Sadar Arsip

Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah (DPAD) Kota Bima selaku Lembaga Kearsipan Daerah (LKD) Kota Bima, hari Rabu tanggal 10 November 2021 mengadakan rapat persiapan dalam rangka pelaksanaan pemusnahan arsip yang memiliki retensi di bawah 10 (sepuluh) tahun di Ruang Kepala LKD Kota Bima, Jalan Sukun III No. 07 Kota Bima yang dimulai pukul 09.00 Wita-10.00 Wita. Rapat  dihadiri oleh seluruh anggota Tim Pemusnahan Arsip yang terdiri dari Kepala LKD, 2 orang Arsiparis di LKD, Kepala bidang Pengelolaan Arsip DPAD, Kepala Seksi Pengelolaan Arsip Dinamis DPAD, Inspektorat Kota Bima  dan Bagian Hukum Kota Bima dan 1 orang Staf pengelola arsip LKD kota Bima.

Rapat ini dibuka dan dipimpin langsung oleh Kadis DPAD Drs. H. Mahfud, M.Pd, selaku penanggung jawab kegiatan  pelaksanaan pemusnahan arsip tahun 2021. Arsip  yang akan dimusnahkan adalah arsip di lingkungan LKD Kota Bima  yang memiliki retensi di bawah  10.

Selanjutnya dalam rapat tersebut Kepala Bidang Pengelolaan Arsip menyampaikan bahwa pemusnahan arsip merupakan salah satu cara untuk mengurangi arsip sehingga tercipta efisiensi dan efektifitas dalam penyelenggaraan kearsipan di instansi. Di samping itu pemusnahan arsip pada hakekatnya adalah pemusnahan alat bukti karena arsip bukti transaksi, bukti terjadinya peristiwa, bukti kinerja, bukti kepemilikan dan lain sebagainya. oleh karena itu pemusnahan arsip wajib dilakukan sesuai kaidah kearsipan, prosedur dan peraturan yang berlaku sehingga dapat dipertanggungjawabkan apabila terjadi persoalan dimasa-masa yang akan dating. Dengan demikian para pelaksana tidak akan (dapat) disalahkan kalaupun dikemudian hari ada kerugian negara yang diakibatkan dari Tindakan pemusnahan yang telah dilakukan.  

Disamping itu disampaikan pula bahwa payung yang dapat melindungi pelaksana pemusnahan arsip adalah dokumen yang tercipta dalan setiap tahapan pelaksanaan pemusnahan yang dimulai dari pembentukan panitia sampai pada penandatangan berita acara pemusnahan yang harus disimpan sebagai arsip vital oleh pencipta.

Dalam rapat tersebut Arsiparis LKD Kota Bima juga menambahkan bahwa Prosedur pemusnahan Arsip yaitu : Pembentukan Panitia Pemusnahan Arsip, Penyeleksian arsip dengan berpedoman pada JRA, Penyusunan Daftar Usul Musnah, Penilaian, Permintaan Persetujuan kepada Pimpinan Pencipta Arsip, Penetapan arsip yang akan  di musnahkan, Pemusnahan arsip menggunakan  metode pembakaran dan Penandatangan berita acara.