Kota Bima — Proses penyelamatan arsip bernilai guna terus diperkuat oleh Pemerintah Kota Bima. Tim Akuisisi Arsip Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah (DPAD) Kota Bima melakukan pengecekan dan pencocokan fisik arsip yang akan diakuisisi pada Dinas Pertanian Kota Bima.

Kegiatan ini tidak hanya dilakukan untuk memastikan keberadaan fisik arsip, tetapi juga menjadi bagian dari proses penilaian, pencocokan jenis, jumlah, kondisi fisik, serta umur arsip berdasarkan daftar arsip yang telah disiapkan. Pemeriksaan dilakukan agar arsip yang nantinya diserahkan kepada Lembaga Kearsipan Daerah benar-benar sesuai dengan ketentuan kearsipan yang berlaku.

Dalam proses pemeriksaan, Tim Akuisisi melakukan pencocokan antara daftar arsip dengan fisik dokumen yang tersedia. Dari pengecekan tersebut ditemukan bahwa arsip yang tersedia sebagian berupa dokumen salinan (copy) dan terdapat pula satu dokumen dalam bentuk asli.

Selain mencocokkan keberadaan dokumen, tim juga melakukan penilaian terhadap umur arsip dan kedudukannya berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA) sebagaimana diatur dalam Peraturan Wali Kota Bima tentang Jadwal Retensi Arsip. Penilaian tersebut menjadi salah satu dasar untuk memastikan apakah arsip telah memenuhi masa simpan dan memiliki keterangan nilai guna yang sesuai untuk ditindaklanjuti dalam proses akuisisi.

Pencocokan antara jenis arsip, umur arsip, kondisi fisik, serta ketentuan retensi menjadi tahapan penting agar proses akuisisi tidak hanya berorientasi pada pemindahan dokumen, tetapi juga memastikan arsip yang diserahkan merupakan arsip yang tepat, memiliki nilai guna sesuai ketentuan, serta dapat dipertanggungjawabkan secara administratif.

Tim Akuisisi DPAD Kota Bima juga memastikan data dalam daftar arsip dapat menggambarkan kondisi fisik yang sebenarnya. Apabila terdapat perbedaan antara daftar dan kondisi dokumen di lapangan, dilakukan penyesuaian sebagai bagian dari proses verifikasi sebelum penyerahan.

Setelah proses penilaian, pencocokan fisik, pemeriksaan umur arsip, dan penyesuaian daftar selesai dilaksanakan, tahapan selanjutnya adalah penyusunan Berita Acara Serah Terima (BAST) sebagai dokumen resmi dalam proses penyerahan dan akuisisi arsip.

Kegiatan ini menjadi bukti bahwa pengelolaan arsip di lingkungan Pemerintah Kota Bima dilakukan secara bertahap dan terukur, dengan tetap memperhatikan ketentuan retensi serta nilai guna arsip.

Melalui proses akuisisi yang tertib, DPAD Kota Bima berupaya memastikan arsip yang memiliki nilai guna berkelanjutan dapat terselamatkan dan dikelola sebagai bagian dari memori kolektif Pemerintah Kota Bima.

Arsip yang tepat, dinilai dengan cermat, dan diselamatkan pada waktunya akan menjadi rekam jejak pemerintahan yang bernilai bagi generasi mendatang.