# Salam Sadar Arsip

# Salam Literasi

Pelaksanaan kegiatan penyusunan Perwali tentang Jadwal Retensi Arsip Fasilitatif  diawali dengan melaksanakan asistensi dengan beberapa OPD terkait guna mendapat saran dan masukan dari OPD tersebut terhadap draf jenis/uraian arsip yang menjadi tupoksinya dan bukan menjadi tupoksi sehingga dapat diperoleh informasi yang valid terhadap JRA tersebut.

 Kegiatan asistensi kepada OPD terkait dilaksanakan pada minggu kedua bulan April 2022 dengan berkoordinasi langsung dengan pimpinan dan pengelola arsip masing-masing OPD.  

Pengumpulan dokumen untuk penyusunan JRA fasilitatif adalah meliputi Dinas/Badan yang memiliki tupoksi yang terkait dengan JRA fasilitatif yaitu :

1. Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia Kota Bima.
2. Badan Pengelola Keuangan dan Aset Daerah.
3. Dinas Komunikasi, Informasi dan Statistik.
4. Dinas Kimpraswil.
5. Dinas PUPR
6. Bagian lingkup Setda Kota Bima.

Dalam keterangannya, Kepala Dinas Perpustakaan dan Arsip daerah Kota Bima menyampaikan bahwa Adapun maksud dan tujuan pembuatan JRA yakni untuk memenuhi kebutuhan organisasi pencipta arsip dan memenuhi persyaratan hukum, selain itu terdapat beberapa keuntungan apabila suatu organisasi memiliki JRA, yakni :

1. Arsip-arsip aktif yang secara langsung masih dipergunakan tidak akan tersimpan menjadi satu dengan arsip-arsip inaktif.
2. Memudahkan pengelolaan dan pengawasan baik arsip aktif maupun inaktif.
3. Memudahkan penemuan kembali arsip dengan demikian akan meningkatkan efisiensi kerja.
4. Memudahkan pemindahan arsip-arsip yang bernilai permanen/abadi ke Arsip Nasional R.I.
5. Menyelamatkan arsip-arsip yang bersifat permanen sebagai bahan bukti pertanggungjawaban di bidang pemerintahan.
6. Efisiensi dalam pengelolaan arsip (ruang, peralatan, SDM, dan biaya) karena penyusutan dilakukan secara berkala.
7. Efektivitas dalam pendayagunaan arsip (retrieval of archives) karena arsip yang disimpan adalah yang benar-benar dibutuhkan sehingga memudahkan penemuan kembali.
8. Penyelamatan arsip bernilai guna sekunder (statis) sebagai memori kolektif bangsa dan pertanggungjawaban nasional secara sistematik.
9. Penyelamatan aset nasional dalam bidang ekonomi dan sosial, politik, budaya, pertahanan, dan keamanan.

Disisi lain kepala Bidang Pengelolaan Arsip DPAD Kota Bima menambahkan bahwa Pelaksanaan tahapan kegiatan asistensi pengisian draf JRA fasilitatif telah dilaksanakan pada beberapa OPD terkait dengan beberapa catatan dari OPD selaku pencipta arsip terhadap beberapa jenis/series arsip yang bukan menjadi tugas dan kewenangan mereka.

Sedangkan terhadap jangka waktu penyimpanan arsip, OPD pencipta arsip hampir semuanya setuju dengan draf yang disampaikan namun terhadap keterangan tentang nasib akhir arsip ada beberapa perubahan yang diusulkan berdasarkan pertimbangan OPD pencipta arsip.