Berdasarkan Undang-undang Republik Indonesia Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, bahwa salah satu bentuk penyusutan arsip yang dilakukan oleh Satker adalah berupa penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip kepada lembaga kearsipan.

Berkaitan dengan hal tersebut, maka menjelang akhir tahun 2022, Komisi Pemilihan Umum (KPU) Kota Bima menyerahkan arsip statis ke Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah (DPAD) Kota Bima. Ada sebanyak 25 berkas arsip statis yang diserahkan KPU Kota Bima dan diterima langsung oleh kepada DPAD didampingi Kepala Bidang Pengelolaan Arsip pada Rabu, 14 Desember 2022.

Prosesi penyerahan berlangsung di ruangan kerja Kepala DPAD Kota Bima, Ach Fathoni. Dalam serah terima tersebut, KPU Kota Bima diwakili oleh Farid Ma’ruf, selaku Kasubbag Keuangan, Umum dan Logistik.

Penyerahan tersebut diawali dengan penandatanganan berita acara penyerahan arsip statis, verifikasi daftar arsip dan fisik arsip oleh Arsiparis DPAD Kota Bima.

Kepala DPAD Kota Bima, Ach Fathoni, dalam arahannya menyambut baik dan berterima kasih kepada KPU Kota Bima yang menjadi kali pertama instansi vertikal yang menyerahkan dan mempercayakan dokumen arsip ke Kantor DPAD Kota Bima.

Ia mengaku, baru kali ini instansi vertikal (KPU Kota Bima) melakukan koordinasi dan penyerahan serta pemusnahan arsip dengan DPAD Kota Bima. Hal ini sangat bernilai sejarah sesuai perintah undang-undang.

"Semoga dengan adanya kerjasama antara DPAD dengan KPU, arsip-arsip tentang kepemiluan bisa terjaga dan terawat dengan baik sehingga dapat menjadi jejak sejarah bagi generasi yang akan datang," harapnya.

Fathoni menjelaskan, maksud dan tujuan penyerahan arsip statis dari KPU Kota Bima adalah untuk menghemat penggunaan sarana dan prasarana penyimpanan arsip, mewujudkan efisiensi dan efektivitas kerja instansi.

Selain itu, memudahkan dalam menemukan kembali arsip jika sewaktu-waktu diperlukan dan untuk menjamin keselamatan arsip yang bernilai guna sebagai pertanggung jawaban instansi negara dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

"Kegiatan penyerahan arsip statis merupakan amanat dari undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan bahwa lembaga negara di daerah wajib menyerahkan arsip statisnya," jelas Fathoni.

Adapun arsip yang diserahkan sebut dia, yaitu arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis masa retensinya dan berketerangan dipermanenkan sesuai JRA pencipta arsip.

"Dengan adanya kegiatan ini diharapkan dapat menambah khasanah arsip statis yang disimpan di DPAD Kota Bima dan dapat diakses oleh masyarakat yang membutuhkan," imbuhnya.

Fathoni menambahkan, DPAD mengusulkan ada pendampingan oleh petugas arsip terkait dengan pemusnahan arsip sekaligus penitipan arsip yang masih diperlukan atau yang memiliki nilai guna. KPU tidak perlu menyiapkan biaya apapun akan hal itu.

"Nanti petugas arsip.DPAD yang akan mendampingi penata kelolaan arsip. Dari proses pemisahan, pemilahan sampai dengan pemusnahan arsip yang sudah masuk masa retensi," pungkasnya.

Pihak KPU Kota Bima yang diwakili oleh Farid Ma’ruf, selaku Kasubbag Keuangan, Umum dan Logistik, mengapresiasi atas usulan yang disampaikan oleh Kepala DPAD Kota Bima.

KPU sangat menginginkan hal tersebut, karena selama ini mereka mengikuti cara-cara praktis konvensional terkait kearsipan. "Kami mohon dibimbing karena arsip sangat fundamen," ujar Ma'ruf.

Setelah kegiatan penyerahan tersebut, tugas dan tanggung jawab pengelolaan arsip yang diserahkan kini menjadi tanggung jawab Lembaga Kearsipan Daerah dalam hal ini DPAD Kota Bima.