Tingkat pertumbuhan arsip di instansi membawa konsekuensi logis terkait dengan penyediaan ruang simpan, sarana kearsipan, tenaga pengelola, waktu dan biaya, serta layanan arsip itu sendiri. Semakin banyak arsip yang harus dikelola maka akan semakin besar biaya, waktu, tenaga, tempat, dan sarana yang diperlukan. Selain itu jumlah arsip juga akan mempengaruhi tingkat kecepatan dalam penemuan kembali arsip.

Oleh karena itu, untuk menghindari terjadinya in-efisiensi/pemborosan baik dan dalam rangka peningkatan layanan kearsipan maka Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan berikut Peraturan Pelaksanaannya yang ditetapkan dengan Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan mewajibkan pencipta arsip untuk melaksanakan pemusnahan arsip.

Pemusnahan arsip merupakan salah satu cara untuk mengurangi jumlah arsip sehingga tercipta efisiensi dan efektifitas dalam penyelenggaraan kearsipan di instansi. Bukan sekedar untuk mewujudkan efisiensi dan efektifitas, tetapi pemusnahan arsip juga merupakan upaya untuk menjaga keamanan informasi yang terkandung dalam arsip dari penyalahgunaan oleh pihak-pihak yang tidak bertanggungjawab.

Pemusnahan arsip wajib dilakukan sesuai dengan kaidah kearsipan, prosedur, dan peraturan yang berlaku sehingga dapat dipertanggungjawabkan apabila terjadi persoalan dimasa-masa yang akan datang. Dengan demikian para pelaksana tidak akan (dapat) disalahkan kalaupun dikemudian hari ada kerugian negara yang diakibatkan dari tindakan pemusnahan yang telah dilakukan.

Setelah melalui prosedur yang sesuai dalam ketentuan Pasal 5 Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 25 Tahun 2012 tentang Pedoman Pemusnahan Arsip, Tim Penilaian dan Pemusnahan Arsip telah melakukan tahapan menilai dan menyeleksi arsip, arsip tersebut arsip dari Dinas Kehutanan dan Perkebunan yang dibubarkan  dan arsip tentang pengadaan langsung sehingga diperoleh arsip usul musnah  yang tertuang pada daftar arsip usul musnah sebanyak 144 berkas yang memiliki kriteria untuk dimusnahkan sesuai dengan pedoman jadwal retensi arsip.

Kegiatan pemusnahan arsip dilingkungan Lembaga Kearsipan Daerah Kota Bima Tahun 2024 dilaksanakan dengan tujuan menghancurkan fisik dan isi informasi arsip secara total dengan metode pembakaran pada Hari Kamis, 7 November 2024, Pukul 10.05, yang bertempat pada halaman Depot Arsip Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah (DPAD)Kota Bima. Yang melibatkan tim Pemusnahan arsip intern DPAD Kota Bima sebagai Lembaga Kearsipan Daerah, Ach. Fathoni Kadis DPAD, sebagai ketua Tim pemusnahan arsip yang memulai pembakaran dan saksi-saksi yang berasal dari Bagian Hukum Sekretariat Daerah Kota Bima selaku unsur hukum dan Unsur Pengawasan dalam hal ini Inspektorat Kota Bima.