Kota Bima, — Pemerintah Kota Bima kembali menunjukkan komitmennya dalam memperkuat tata kelola pemerintahan yang modern, akuntabel, dan berbasis digital. Wali Kota Bima menerbitkan dua Surat Edaran strategis secara bersamaan, yakni Surat Edaran Nomor 330 Tahun 2026 tentang Percepatan Implementasi Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi (SRIKANDI) di Lingkungan Pemerintah Kota Bima dan Surat Edaran Nomor 331 Tahun 2026 tentang Pelaksanaan Gerakan Tertib Kelola Arsip Daerah (GTKAD) di Lingkungan Pemerintah Kota Bima. Kedua surat edaran tersebut menjadi tonggak penting dalam upaya mempercepat transformasi digital sekaligus membangun budaya tertib arsip di seluruh perangkat daerah.

Langkah tersebut diambil sebagai respons terhadap masih rendahnya tingkat kesadaran sebagian perangkat daerah dalam mengelola arsip sesuai kaidah kearsipan. Berdasarkan hasil pembinaan dan audit kearsipan internal yang dilaksanakan Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Bima selama tahun 2025 dan 2026, masih ditemukan berbagai kelemahan, mulai dari belum optimalnya penataan arsip, belum tersedianya kebijakan internal dan standar operasional prosedur, keterbatasan sumber daya manusia kearsipan, hingga belum optimalnya pemanfaatan teknologi informasi dalam pengelolaan arsip.

Mendorong Perubahan Budaya Kerja

Wali Kota Bima menilai bahwa arsip tidak lagi dapat dipandang hanya sebagai tumpukan dokumen administrasi. Arsip merupakan rekaman kegiatan pemerintahan yang menjadi dasar pengambilan keputusan, alat bukti hukum, sumber informasi publik, sekaligus memori kolektif daerah yang harus dijaga keberadaannya.

Melalui Surat Edaran Nomor 330 Tahun 2026, Pemerintah Kota Bima mewajibkan seluruh perangkat daerah menggunakan aplikasi SRIKANDI sebagai aplikasi resmi pengelolaan naskah dinas elektronik. Seluruh proses administrasi persuratan, mulai dari penciptaan, pengiriman, penerimaan, disposisi, hingga pemberkasan arsip dilakukan secara elektronik dengan memanfaatkan tanda tangan elektronik dan klasifikasi arsip yang telah ditetapkan.

Implementasi tersebut dilaksanakan secara bertahap mulai tahun 2026 hingga seluruh perangkat daerah, kecamatan, kelurahan, rumah sakit, puskesmas, serta sekolah di lingkungan Pemerintah Kota Bima menggunakan aplikasi SRIKANDI secara penuh pada 1 Oktober 2027.

Gerakan Tertib Kelola Arsip Daerah

Di sisi lain, Surat Edaran Nomor 331 Tahun 2026 memperkenalkan Gerakan Tertib Kelola Arsip Daerah (GTKAD) sebagai gerakan bersama yang bertujuan membangun budaya sadar arsip di seluruh perangkat daerah.

Melalui gerakan tersebut, setiap perangkat daerah didorong untuk memperbaiki tata kelola arsip melalui penataan arsip aktif dan inaktif, penyusunan klasifikasi arsip, penerapan Jadwal Retensi Arsip, pembentukan Unit Kearsipan, penyediaan sarana penyimpanan yang memenuhi standar, hingga pelaksanaan penyusutan arsip secara berkala.

Gerakan ini tidak hanya menitikberatkan pada aspek administrasi, tetapi juga mendorong perubahan budaya organisasi agar setiap aparatur memahami bahwa arsip merupakan aset informasi negara yang harus dikelola secara profesional.

Menjaga Memori Kolektif Daerah

Digitalisasi arsip bukan semata-mata mengikuti perkembangan teknologi. Lebih dari itu, digitalisasi menjadi langkah strategis untuk menjaga warisan memori kolektif Kota Bima.

Berbagai dokumen penting, seperti kebijakan pembangunan, sejarah pemerintahan, aset daerah, dokumen kependudukan, hingga arsip pelayanan publik merupakan bagian dari identitas daerah yang harus dipelihara agar tetap dapat diakses oleh generasi mendatang.

Apabila arsip tidak dikelola dengan baik, risiko kehilangan informasi akibat kerusakan fisik, bencana, maupun kesalahan pengelolaan akan semakin besar. Kehilangan arsip tidak hanya berdampak terhadap pelayanan publik, tetapi juga dapat menghilangkan jejak sejarah perjalanan pembangunan daerah.

Karena itu, transformasi menuju pengelolaan arsip digital melalui SRIKANDI harus berjalan beriringan dengan peningkatan kualitas tata kelola arsip konvensional agar informasi pemerintahan tetap autentik, utuh, terpercaya, dan mudah ditemukan ketika dibutuhkan.

Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Menjadi Motor Penggerak

Dalam implementasinya, Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Bima diberi mandat sebagai lembaga pembina yang bertugas melaksanakan sosialisasi, bimbingan teknis, pendampingan, monitoring, evaluasi, serta pengelolaan helpdesk SRIKANDI. Setiap perangkat daerah juga diwajibkan menunjuk administrator, operator, dan pengelola arsip serta melaporkan perkembangan implementasi secara berkala.

Pendekatan pembinaan tersebut diharapkan mampu mempercepat peningkatan kompetensi aparatur sekaligus memastikan bahwa implementasi digitalisasi arsip berjalan secara seragam di seluruh perangkat daerah.

Fondasi Tata Kelola Pemerintahan Modern

Penerbitan dua surat edaran ini menunjukkan bahwa Pemerintah Kota Bima tidak hanya berfokus pada digitalisasi layanan pemerintahan, tetapi juga pada penguatan fondasi tata kelola informasi yang menjadi penopang penyelenggaraan pemerintahan modern.

Ke depan, keberhasilan implementasi SRIKANDI dan Gerakan Tertib Kelola Arsip Daerah diharapkan mampu meningkatkan kualitas pelayanan publik, memperkuat akuntabilitas pemerintahan, mendukung pelaksanaan Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE), serta memastikan bahwa seluruh memori kolektif dan bukti penyelenggaraan pemerintahan Kota Bima tetap terjaga dengan baik sebagai warisan bagi generasi yang akan datang.