Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah (DPAD) Kota Bima hari ini melaksanakan Rapat Teknis Asistensi Penyusunan Jadwal Retensi Arsip (JRA) Substantif, yang dihadiri oleh Sekretaris Dinas/Badan/Kecamatan Lingkup Pemerintah Kota Bima selaku unit kearsipan sejumlah 21 orang. Kegitan ini dilaksanakan di Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Bima jalan. Sukun III No. 07 Kelurahan Monggonao. Rapat ini dibuka langsung oleh Kepala DPAD yaitu Bapak Drs. H. MAHFUD, M.Pd, Rapat dilaksanakan satu hari, tanggal 14 November 2018. Dalam sambutannya kepala DPAD mengharapkan agar setiap Dinas/Badan mengganggarkan dalam DPA masing-masing anggaran untuk pengelolaan arsip SKPD tahun 2019. Rapat ini dipimpin oleh Sekretaris Dinas DPAD yaitu Ibu  Dra. Hj. Sri Ratanawati, MH.

Dasar Pelaksanaan kegiatan ini adalah :

1. Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
2. DPA Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Bima Tahun Anggaran 2018;
3. SK Kepala Dinas DPAD Nomor 188.4/17/DPAD/VII/2018

Dalam rapat tersebut pimpinan rapat mengatakan bahwa dalam Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan, ruang lingkup penyelelenggaraan kearsipan meliputi :1. Penetapan Kebijakan; 2. Pembinaan kearsipan; Pengelolaan arsip dalam Satuan sistem Kearsipan yang didukung oleh SDM, Prasarana dan Sarana dan Sumber lainnya. Pengelolaan Kearsipan Kab/Kota menjadi tanggungjawab Pemerintah Daerah Kab/Kota. Oleh karena itu DPAD selaku Lembaga Kearsipan Daerah memiliki tugas :

1. Melakukan pembinaan kearsipan terhadap pencipta arsip dilingkup Kab./Kota. (Dinas, Badan dan Sasaran lainnya)
2. Pengelolaan Arsip Statis yang diterima dari Dinas, Badan dan Lainnya.

Unit Kearsipan memiliki fungsi : 1. Pengelolaan arsip inaktif dari unit pengolah; 2. Mengolah arsip dan menyajikan arsip menjadi informasi; 3. Melaksanakan pemusnahan arsip dilingkungannya; 4. Mempersiapkan penyerahan arsip statis pada LKD; 5. Melaksanakan pembinaan dan evaluasi penyelenggaraan kearsipan pada unit pengolah.

Tugas SKPD adalah mengelola arsip dinamis, dan untuk mendukung pengelolaan arsip dinamis yang efektif dan efisien, LKD membuat tata naskah dinas, Klasisifikasi arsip, JRA, Sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip.

DPAD selaku LKD mengadakan rapat koordinasi, dalam rapat tersebut dibahas dua agenda yaitu :

1. Agenda pertama membahas Draf JRA Substantif untuk 12 Urusan, yaitu :

1. Urusan Pemerintah Daerah
2. Urusan Pendidikan dan Kebudayaan
3. Urusan Kesehatan
4. Urusan Tenaga Kerja
5. Urusan  Pertanian
6. Urusan Ketahanan Pangan
7. Urusan Pengendalian Penduduk dan KB
8. Urusan Perhubungan
9. Urusan Statistik
10. Urusan Perindustrian
11. Urusan Perdagangan
12. Urusan Pengawasan

Telah disepakati untuk dilakukan penyempurnaan sesuai tugas dan fungsi SKPD yang bersangkutan. Setelah itu diajukan ke Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) untuk mendapatkan rekomendasi.

1. Agenda kedua menyerahkan JRA Substantif untuk 13 Urusan, yang sudah dilakukan  rapat asistensi penyusunan JRA tahun 2017 dan hasil asistensi tersebut sudah mendapat rekomendasi dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).

13 (tigabelas) urusan yang sudah mendapat persetujuan dari ANRI antara lain :

1. Urusan Sosial  (Dinas Sosial)
2. Urusan Pariwisata ( Dinas Pariwisata)
3. Urusan Perikanan ( Dinas Perikanan dan Kelautan)
4. Urusan Penanggulangan Bencana ( BPBD)
5. Urusan Lingkungan Hidup (Dinas Lingkungan Hidup)
6. Urusan Penanaman Modal (Dinas Penanaman Modal dan PTSP)
7. Urusan Koperasi dan Usaha Kecil Menengah (Dinas Koperindag)
8. Urusan Perencenaan Pembangunan (BAPPEDA dan Litbang)
9. Urusan Komunikasi dan Informasi (Dinas Kominfo)
10. Urusan Kearsipan (DPAD)
11. Urusan Perpustakaan (DPAD
12. Urusan Penanggulangan Narkoba (BNN)
13. Urusan Agama (Kemenag)

JRA tersebut menjadi acuan SKPD dalam mengelola, menyimpan dan melakukan pemusnahan arsip