Kota Bima — Setiap peristiwa memiliki cerita, dan setiap cerita membutuhkan arsip untuk menjaganya tetap dikenang. Semangat itulah yang menjadi bagian dari kegiatan Akuisisi Arsip Statis yang dilaksanakan Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah (DPAD) Kota Bima melalui Tim Akuisisi Arsip Statis di Badan Penanggulangan Bencana Daerah (BPBD) Kota Bima.

Kedatangan Tim Akuisisi Arsip Statis DPAD Kota Bima disambut hangat oleh Kepala Sub Bagian Kepegawaian BPBD Kota Bima. Pertemuan tersebut menjadi langkah awal untuk melihat dan mengidentifikasi keberadaan arsip yang berpotensi memiliki nilai kesejarahan serta dapat menjadi bagian dari khazanah arsip statis Pemerintah Kota Bima.

Dalam kegiatan ini, tim berfokus melakukan survei awal keberadaan arsip statis pada lingkungan BPBD Kota Bima. Penelusuran dilakukan dengan berpedoman pada Peraturan Wali Kota Bima tentang Jadwal Retensi Arsip Lingkup Pemerintah Kota Bima, khususnya untuk melihat arsip yang berdasarkan retensinya telah memiliki nilai guna kesejarahan dan berpotensi menjadi arsip permanen.

Hasil survei awal tersebut mendapat respons positif dari pihak BPBD Kota Bima. Kasubbag Kepegawaian BPBD Kota Bima menyampaikan bahwa pihaknya akan segera menindaklanjuti hasil pertemuan dengan melakukan koordinasi bersama bidang-bidang yang ada di lingkungan BPBD.

Koordinasi tersebut diperlukan untuk membantu menelusuri arsip-arsip yang tersimpan pada masing-masing bidang, sekaligus memastikan keberadaan arsip yang menjadi target dalam kegiatan akuisisi.

Pihak BPBD juga meminta waktu untuk melakukan penelusuran lebih lanjut terhadap arsip statis yang ada. Apabila dalam proses penelusuran terdapat hal-hal yang belum jelas, khususnya berkaitan dengan item arsip yang menjadi target akuisisi, pihak BPBD akan kembali menghubungi Tim Akuisisi Arsip Statis DPAD Kota Bima untuk mendapatkan penjelasan dan pendampingan.

Kegiatan ini menjadi bagian dari upaya bersama dalam membangun pengelolaan arsip yang lebih tertib sekaligus menyelamatkan rekaman perjalanan penanggulangan bencana di Kota Bima. Arsip yang hari ini mungkin terlihat sederhana, di kemudian hari dapat menjadi sumber informasi penting mengenai berbagai peristiwa, kebijakan, dan langkah pemerintah dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat.

Melalui sinergi DPAD dan BPBD Kota Bima, proses penelusuran dan akuisisi diharapkan dapat berjalan secara bertahap, sehingga arsip yang memiliki nilai sejarah dapat ditemukan, dilindungi, dan diselamatkan sebagai memori kolektif Pemerintah Kota Bima.

Karena setiap penanganan bencana meninggalkan cerita, dan setiap cerita layak memiliki arsip untuk dikenang.