WebsiteDPADKobi- Pengolahan arsip adalah proses pembuatan sarana bantu penemuan kembali arsip berdasarkan kaidah-kaidah kearsipan yang berlaku dengan tujuan agar arsip terpelihara dengan baik, teratur, dan aman kemudian membantu mempermudah dan mempercepat proses pencarian arsip yang dibutuhkan dengan cepat dan tepat sehingga menghemat tenaga, waktu dan biaya.

Kenyataan yang ada saat ini, masih banyak instansi pemerintah maupun swasta yang belum menaruh perhatian secara proporsional terhadap penyimpanan maupun pengelolaan arsip. Tidak jarang arsip disimpan di gudang yang sama sekali tidak memenuhi persyaratan sebagai ruang simpan arsip. Arsip sering dianggap sebagai barang yang sudah tidak bernilai guna lagi, disimpan didalam gudang bercampur dengan barang-barang nonarsip lainnya sehingga arsip mengalami kerusakan yang disebabkan oleh kelembaban udara, debu, serangga, air, maupun jamur. Kondisi ini umumnya disebabkan antara lain karena belum tersedia tenaga terampil atau arsiparis yang mampu mengelola arsip ,tidak berjalannya proses penyusutan arsip, dan kurangnya kepedulian dan memahami pentingnya arsip dari pimpinan Organisasi Perangkat Daerah (OPD) berakibat ketika dilakukan proses pemindahan arsip dari unit pengolah ke unit kearsipan, kondisi penyimpanannya masih bercampur aduk antara Arsip dan Nonarsip, Kode Klasifikasi dalam arsip masih beragam, tidak ada Berita Acara Penyerahan dan belum ada tempat khusus untuk penyimpanan sesuai klasifikasi yg baku

Untuk mengatasi hal tersebut, sangat diperlukan Manajemen Arsip yang berjalan dengan baik sehingga arsip memiliki nilai guna dan tidak menjadi beban organisasi. Selain itu, Pengelolaan Arsip memerlukan penanganan secara khusus agar terjaga keselamatan Fisik dan Informasinya. 

Didasari kepedulian tentang hal tersebut dan sebagai leading sector yang bertanggungjawab sesuai tugas pokok dan fungsinya dalam pengelolaan atau penataan kearsipan, Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Bima melalui Bidang Pengolahan Arsip mulai hari Selasa (7/03/2023) sampai dengan hari Kamis (9/03/2023)

melaksanakan giat "Penciptaan dan Penggunaan Arsip Dinamis" yang ditandai dengan penyerahan sarana kearsipan kepada 5 (lima) OPD se-Kota Bima yaitu Dinas Kelautan dan Perikanan Kota Bima, Dinas Pertanian Kota Bima, Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kota Bima, Dinas Koperasi, Perindustrian dan Perdagangan Kota Bima, Badan Penanggulangan Bencana Daerah Kota Bima dan  Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Satu Pintu Kota Bima yang di terima langsung oleh pimpinan OPD masing-masing atau yang mewakili.

Adapun sarana kearsipan yang diserahkan kepada sejumlah OPD tersebut diantaranya adalah berupa Kartu Fisis atau Kartu Deskripsi Arsip sebanyak 12 (dua belas) buah, Map Gantung sebanyak 50 (lima puluh) buah dan Boks atau Kotak Arsip sebanyak 60 (enam puluh) buah. 

Kepala Dinas Perpustakaan dan  Kearsipan Kota Bima, Ach Fathoni mengungkapkan bahwa DPAD Kota Bima telah melakukan satu tahapan penting dalam mewujudkan upaya penyelamatan memori kolektif bangsa, kekayaan intelektual serta aset negara, dimana arsip yang tercipta dalam setiap kegiatan organisasi baik yang berbentuk arsip statis ataupun arsip dinamis adalah merupakan aset berharga yang wajib diselamatkan dan dikelola sebagai informasi agar bisa dimanfaatkan oleh masyarakat maupun pemerintah lintas waktu dan lintas generasi, "dan tujuan yang terpenting dalam giat ini tentunya adalah terselenggaranya pengelolaan arsip sesuai Standar Kearsipan Nasional sebagai salah satu target kinerja DPAD Kota Bima", pungkas Fathoni. (ESW)

#SalamArsip

#SalamLiterasi

#MenjagaMenjadiKaya

#MembacaMenjadiRaja